Vous allez, ou un de vos proches, va être accueilli par EVELi. Ce séjour permet d’évoluer pendant quelques jours loin de l’environnement quotidien. Afin que ces accueils soient les plus agréables possibles, riches en émotions, en découvertes et en plaisirs, EVELi a élaboré une charte qualité pour ses centres de colonies de vacances, ses week-ends…
Notre charte tient compte des attentes des familles/institutions/partenaires, des besoins des vacanciers, des lois en vigueurs et des valeurs portées par EVELi. Elle s’applique à tous nos types d’accueils.
EVELi souhaite proposer des accueils de qualité en prenant en compte l’importance du relationnel, du convivial et le fait que chaque personne est singulière. C’est pour cela que chacun a droit au même accueil, aux mêmes garanties tout en étant adaptées à son âge, à son autonomie et ses besoins.
Une charte de qualité pour tous favorise l’équité sur l’ensemble de nos séjours.
Notre charte met en avant les compétences et le savoir-faire d’EVELi, de ses équipes ainsi que leur engagement dans cette démarche de qualité.
DURANT LES SÉJOURS :
La mixité en séjours de vacances
Nos séjours sont des temps de rencontres, de découverte de soi, des autres, de ce qui nous entoure. La différence est un enrichissement. Nous nous engageons à favoriser ces expériences positives de mixité sociale, culturelle et géographique dans le respect de l’intégrité de chacun.
Nous pouvons accueillir en séjour d’intégration des personnes en situation de handicap. Cet accueil est préparé et adapté mais nécessite un contact préalable avec notre association.
Au sein des chambres nous veillons à une homogénéité des âges. Les garçons et les filles sont séparés, que l’hébergement soit en chambre, sous tentes ou en auberge de jeunesse…
Sécurité lors des SÉJOURS
À chaque période de nos séjours, un membre du bureau d’EVELi est d’astreinte afin d’être en lien avec les directeurs 24h/24 – 7j/7. Les directeurs des séjours sont ainsi en relation directe avec un membre de l’association qui leur apporte soutien, conseils nécessaires et réactivité.
Un numéro de téléphone est remis aux responsables légaux des vacanciers, afin d’assurer un relais permanent.
EVELI accepte la visite des partenaires et s’astreint aux différents contrôles des organismes extérieurs ou institutionnels.
EVELI réalise sur chacun des séjours une visite par les membres de l’association.
Projet éducatif
Notre projet éducatif est un document obligatoire demandé par la préfecture, rédigé par les membres d’EVELi, accessible et consultable sur notre site internet. Il est également transmis aux directeurs (trices) et sert de base de travail lors de leur recrutement.
Projet Pédagogique
Le projet pédagogique est un document obligatoire rédigé par le directeur du séjour de vacances, avec son équipe, et validé par EVELi.
Le projet pédagogique est accessible sur demande.
Il est transmis à la DDJSCS pour les séjours juniors.
L’équipe pédagogique veille à l’application des règles de vie communes.
Encadrement
EVELi veille à ce que les qualifications de l’équipe (BAFD, BAFA, stagiaire BAFA …) soient en lien avec la règlementation des ACM (Accueil collectif des mineurs, termes officiels des séjours, colonies de vacances…) et nous adoptons les mêmes règles sur nos séjours adaptés adultes tout en nous adaptant à l’autonomie et aux besoins des vacanciers.
Les directeurs recrutent leur équipe en relation avec l’Association EVELi.
Sur le plan de la sécurité, nos colonies de vacances pour enfants et adolescents présentent des taux d’encadrements supérieur à la réglementation de la DDJSCS.
EVELi s’assure avant chaque colonie de vacances et séjour adapté, que tout salarié, tant technique que pédagogique, présente ses diplômes et le bulletin judiciaire N°3 ainsi que la photocopie du permis de conduire le cas échéant.
Afin de répondre aux besoins de chacun nous veillons à la mixité de nos équipes.
Dans le cas des séjours adaptés ou en inclusion, l’association EVELi s’assure que les directeurs aient une connaissance et des compétences dans le domaine du handicap.
Préparation des séjours de vacances
EVELi se veut proche de ses équipes et assure un rôle formateur notamment pour les équipes de direction.
Pendant le séjour, les membres du bureau se réservent le droit de se présenter sur les sites afin de s’assurer de leur bon déroulement, du respect du projet pédagogique.
Les réunions de préparation, les rencontres d’informations, les bilans sont autant de façons de garantir la réussite des accueils.
Un accompagnement de proximité
Nous nous engageons à mettre en place un système de permanence téléphonique avant, pendant et après le séjour.
Nous invitons les parents, représentants légaux à nous transmettre toutes informations nécessaires afin de garantir la continuité de la prise en charge du vacancier.
Au sein de nos séjours, nous nommons un animateur référent pour chaque enfant, jeune, adulte vacancier. Ceci garantit à tous une écoute privilégiée, et une attention particulière.
Sur tous nos séjours l’encadrement est présent 24H/24.
L’assurance des SÉJOURS
EVELi souscrit une assurance et veille à la sécurité des participants aux séjours. En cas d’accident une déclaration est faite par le directeur du centre auprès des secours, de la MAIF et d’EVELi.
Nous vous informons, ainsi que le partenaire ayant fait l’inscription dans les plus brefs délais.
Les avances de frais sont effectuées par l’assurance. La MAIF prendra contact avec les représentants légaux pour la suite du traitement.
Prenant en compte que la vie peut parfois avoir des imprévus, nous proposons aux inscrivants de souscrire à une assurance annulation.
En lien avec notre assurance, les dispositions nécessaires sont prises en cas de rapatriement.
Modifications
En cas de modifications significatives du séjour, nous vous le signalons. Il est possible dans un délai de 7 jours après en avoir été averti, soit de résilier le contrat d’inscription sans pénalité et obtenir le remboursement immédiat des sommes versées, soit d’accepter de participer au séjour modifié. Un avenant au contrat d’inscription sera établi.
Nous vous permettons au cas par cas, de céder votre contrat, après nous en avoir informés, à une personne qui remplit toutes les conditions requises pour le séjour. Le cédant et le cessionnaire sont responsables solidairement, vis-à-vis d’EVELi du paiement du solde du prix ainsi que des frais supplémentaires éventuels occasionnés par cette cession.
Carnet de voyage (informations aux parents, tuteurs, responsable légal)
Dans la mesure du possible, 21 jours avant le départ nous vous envoyons un livret d’accueil lorsque nous sommes en possession de toutes les informations concernant les participants.
Ce livret peut être composé de :
La convocation (lieux et heures de départ)
L’adresse du séjour avec une carte indiquant le chemin d’accès au lieu
Les numéros de téléphone
Les moyens de communication prévus entre les vacanciers et leur famille
La description de l’hébergement
La description de l’encadrement
La description du voyage et des modes de déplacement vers le site.
Des renseignements sur la région ou le pays d’accueil (l’itinéraire, plan)
L’organisation de la vie quotidienne
Les conditions d’accès aux activités : âge, certificat d’aptitude, niveau de pratique
Les formalités administratives et les procédures s’y rattachant
Des précisions sur l’argent de poche (sur le taux de change à l’étranger)
Une liste de matériel et effets personnels à apporter (trousseau)
Des conseils et suggestions pour se préparer au séjour
Accueil et convoyage
Les moyens de convoyages favorisent le vivre ensemble, la découverte : train, bateau, avion, le car, minibus… Ils s’adaptent au séjour, à sa destination et aux personnes accueillies. Des véhicules adaptés sont parfois mis en place pour les séjours adaptés, en lien avec l’autonomie des vacanciers (véhicule pour fauteuils roulants, …).
Sur les lieux de départ et d’arrivée vous serez accueillis par un membre de l’équipe. Vous pourrez le reconnaitre à l’aide d’une pancarte ou d’un vêtement mettant en avant le logo d’EVELi. La permanence est assurée au minimum 15 minutes avant le départ.
Pour le voyage de retour, les vacanciers sont accompagnés sur les lieux principaux de rendez-vous, sauf demande écrite transmise avec la photocopie de la carte d’identité du responsable légal avant ou durant le séjour de vacances.
Les inscrits restent sur les lieux d’arrivée jusqu’à leur prise en charge par les représentants légaux. En aucun cas un participant n’est laissé seul, il est accompagné auprès des instances compétentes.
Pour les convoyages nous respectons les ratios suivants :
1 adulte pour 8 participants pour les moins de 6 ans ;
1 adulte pour 12 participants pour les 6 ans et plus.
Pour les séjours adaptés le ratio est en corrélation avec l’autonomie des vacanciers.
Pour tous nos convoyages le responsable du convoi est en possession d’une liste des participants et des contacts mentionnés dans le dossier d’inscription. Cette liste permet le pointage des vacanciers et mentionne les éventuels problèmes de santé et les traitements.
Le directeur du séjour, ainsi qu’EVELi sont joignables durant tout le trajet.
Tous nos minibus sont équipés du Logo « transport d’enfants » (note de service Éducation Nationale n°8565/B du 02/05/85.) et de rehausseurs pour les moins de 10 ans.
Les documents concernant le convoyage sont fournis en amont du séjour aux familles/tuteurs/responsable du vacancier avec le carnet de voyage
DURANT LES SÉJOURS :
Mode de vie
La vie quotidienne est gérée et organisée par l’équipe d’animation avec l’implication des vacanciers. Ainsi, chacun participe de différentes manières : rangement des chambres, aide aux tâches ménagères, rangement du réfectoire et des salles d’animations, respect des espaces extérieurs etc.
Nous portons dans nos séjours les valeurs de partager, apprendre, le vivre ensemble.
Suivi médical et soins
Nous remettons les fiches sanitaires et les ordonnances aux directeurs avant chaque début de séjours afin qu’ils aient tous les éléments concernant le vacancier. La fiche sanitaire de liaison est rendue à la fin du séjour complétée des traitements et soins reçus pendant le séjour.
Avant le séjour, le directeur prend contact avec un cabinet médical ou le médecin de proximité et ce afin de se présenter, d’expliquer la typologie du centre de vacances et de fait, d’optimiser la réactivité d’intervention du cabinet en question et de définir des consignes d’intervention.
Chaque directeur nomme un membre de l’équipe comme personne chargée des suivis sanitaires détenant le PSC1 (Prévention et secours civiques de niveau 1).
L’assistant sanitaire met en place une organisation afin d’assurer la distribution des traitements, de garantir des temps de permanence, de compléter les trousses de secours…
Il est nommé responsable du traitement et de la gestion des fiches de santé. Il assure le lien avec l’équipe d’animation ainsi que l’équipe technique (cuisine). Il attire l’attention de l’équipe d’encadrement sur les dangers du soleil (médicaments photo sensibilisants…), sur la nécessité de prendre les médicaments lors des sorties, randonnées, camping…
Il assure la coordination avec le personnel médical et le sollicite en cas de besoin.
Les médicaments sont fermés à clefs et une fiche d’infirmerie est utilisée pour le suivi. Chaque traitement est identifié avec le nom/prénom du vacancier.
Les horaires et les conditions d’accès à l’infirmerie pour les soins quotidiens sont affichés.
Nous rappelons à nos équipes que la confidentialité des informations contenues dans le dossier médical doit être respectée par toute personne en ayant connaissance.
et s’il est malade ?
Pour les plus jeunes et les personnes ayant besoin d’un accompagnement, la prise des médicaments est encadrée par l’assistant sanitaire sur la base des informations notées sur la fiche sanitaire et de l’ordonnance (document obligatoire pour toute distribution de traitement)
Pour les adolescents, et les adultes, la gestion des médicaments se fera en fonction de l’autonomie et des préconisations des parents.
L’assistant sanitaire est en lien avec les médecins ou le SAMU en cas de doute.
Si votre enfant, votre proche reçoit la visite du médecin lors du séjour, le directeur vous en informe dans les plus brefs délais et avance les frais médicaux. Une copie de la feuille de soin vous sera transmise. L’original vous est envoyé dès réception de votre règlement afin de vous faire rembourser par votre organisme de prévoyance maladie.
L’Argent de Poche et objets de valeurs
Au sein des séjours EVELi, tout est compris. Cependant vous pouvez confier de l’argent de poche à votre enfant, votre proche : il est utile pour l’achat de souvenirs et de friandises. Il est tout de même conseillé d’apporter une somme raisonnable.
Pour les plus jeunes (6-13 ans) et pour ceux qui ont besoin d’un accompagnement, l’animateur aide à la gestion de l’argent de poche. Un système de banque est mis en place ainsi qu’une fiche récapitulative des dépenses.
Pour les plus grands, dans le cadre de l’apprentissage de l’autonomie, c’est eux même qui le géreront. L’équipe d’animation proposera éventuellement un mode de garde de l’argent de poche.
Pour les séjours adaptés, nous nous référons aux éléments qui nous ont été transmis afin de continuer à intervenir dans une cohérence et une continuité éducative.
EVELi, n’assure pas les objets de valeur et décline toutes responsabilité en cas de perte, de casse ou de vol. Évitez donc de laisser partir votre enfant avec console de jeux, MP3, téléphones portables…
Les activités
Conformément au projet éducatif les séjours sont principalement axés sur la découverte des autres, de soi, de l’écosystème. Les activités sont un support permettant l’expérience, la création, l’expression, la rencontre…
Afin que chacun profite au maximum de son séjour et progresse à son rythme, des groupes seront constitués. L’équipe d’EVELi favorisera l’autonomie de chacun, la notion de choix, tout en étant attentive à leurs capacités et à la dynamique du groupe.
Les animations qui rythment le séjour (grands jeux, veillées, activités manuelles, temps calmes, boum…) sont les moments les plus importants pour les vacanciers et constituent la source principale des meilleurs souvenirs.
Les temps libres qui favorisent le développement d’une activité spontanée sont sous la responsabilité de l’équipe d’animation qui est garante du bon déroulement de celle-ci.
L’horaire de coucher est modulable en fonction de l’âge et de l’état de fatigue.
Pour la pratique des sports réglementés, l’encadrement est assuré par des personnes diplômées ou qualifiées, animateurs ou prestataires.
Les animateurs participent aux activités encadrées par les prestataires extérieurs afin de garantir la cohérence du cadre relationnel.
Le lien avec les parents (tuteurs, responsable légal)
EVELi veille à ce que chaque vacancier donne des nouvelles une fois par semaine par courrier et/ou par téléphone sauf si des réserves sont transmises de manière écrite préalablement au séjour.
Le directeur peut autoriser des parents et amis à rendre visite à un vacancier. Cette visite se fera sur une durée déterminée à l’avance et dans le respect des lieux de vie des vacanciers (le respect de chaque vacancier nécessite d’être vigilant aux effets que peuvent générer les visites des chambres…)
Le linge
Le trousseau est vérifié à l’arrivée et au départ du séjour sauf pour les adolescents, à l’aide de la fiche trousseau transmise avec le carnet de voyage.
Pour les séjours de plus d’une semaine, le blanchissage du linge des enfants de moins de 14 ans est assuré au minimum tous les 10 jours en s’adaptant aux besoins de chacun. Pour les adolescents, nous veillons à ce qu’ils assurent eux même l’entretien.
Pour les séjours adaptés, le blanchissage est organisé au vu des besoins des vacanciers et de leur autonomie (cela peut allez de tous les jours à une fois par semaine).
À la fin du séjour le linge propre est séparé du linge sale si un sac « linge sale » est fourni.
Il en va de même pour le linge mouillé et le linge sec.
L’équipe d’animation veille à ce que le linge soit correctement rangé dans la valise.
Il n’est demandé aucune participation financière supplémentaire aux participants pour le blanchissage de leur linge.
Les vêtements identifiés et retrouvés après le départ des participants sont expédiés aux familles sur demande ou remis après trois mois à une association caritative dans un esprit de solidarité.
La restauration
L’élaboration de menus équilibrés tient compte de la gastronomie locale, des activités physiques et des thèmes du séjour. Le plan alimentaire hebdomadaire se doit d’être varié. L’organisation des repas et des menus est sous la responsabilité du directeur.
Les régimes alimentaires spécifiques (raison médicale ou autres) communiqués sur le dossier d’inscription seront pris en compte dans la mesure où le contexte le permet.
Les animateurs prennent leurs repas avec les enfants, adolescents et adultes. Le moment du repas est conçu comme un moment privilégié de relation. Une participation de chacun est demandée quotidiennement : rangement du réfectoire, confections des repas…
Nous transmettons à tous nos directeurs un dossier fournissant les informations nécessaires à la composition du menu.
L’hébergement
Les structures d’hébergements sont préalablement visitées sauf pour les séjours itinérants, et nous veillons à vérifier l’agrément remis par la commission de sécurité pour les sites habilité (sauf pour les séjours dérogatoires).
Nous veillons à ce que l’hébergement soit adapté aux caractéristiques du groupe et aux spécificités du séjour, que chaque personne dispose d’un couchage individuel adapté et d’un espace de rangement individuel.
L’équipe entretient tous les jours la salle à manger, les sanitaires et les sols. Les chambres et salles d’activités sont nettoyées régulièrement par l’équipe avec la participation des vacanciers.
Des animateurs dorment à proximité des chambres. Ces lieux sont connus des participants.
Lors de séjours à l’étranger l’hébergement se fait sous tentes, en auberge de jeunesse, pension, chez l’habitant, …
Accompagnement individuel de la vie collective
Le directeur du séjour, avec son équipe, met en place et fait appliquer un règlement de fonctionnement et règles de vie collectives. Celui-ci est écrit et expliqué aux vacanciers. Ils sont informés des règles non négociables concernant, entre autres, la réglementation, les sorties, les relations, le sommeil, etc.
Des moyens de concertation et de consultation des participants sont instaurés (en fonction des âges et de l’autonomie des participants). Dans la mesure du possible et, au vu de la dynamique du groupe, les participants sont associés aux décisions concernant l’organisation de la vie collective et informés du mode d’organisation adopté pour prendre ces décisions.
Une organisation du temps et des espaces permet de garantir le repos et le sommeil nécessaire à chacun des membres de la collectivité (enfants, adolescents, adultes, membre de l’équipe)
L’organisation du séjour permet le respect du rythme de chaque participant.
Une attention particulière et individualisée est assurée en matière de santé et d’hygiène.
Une fiche d’observation de l’équipe est remise à chaque vacancier participant à un séjour adapté. Ce document permet d’avoir une continuité d’accompagnement.
Droit à l’image
Au cours de nos séjours, une couverture photographique ou vidéo des vacanciers en activité peut avoir lieu : dans la perspective de la réalisation d’un CD souvenir par le directeur, pour les présenter sur le site internet d’EVELi ou tout simplement pour compléter notre documentation.
Nous veillons à respecter l’intégrité de l’image de chacun.
Il est convenu que les documents réalisés seront utilisés uniquement dans le cadre des activités d’EVELi et les éventuels commentaires ou légendes accompagnant la reproduction des images ne porteront pas atteinte à la réputation de la personne.
Vous pouvez donner l’autorisation que votre enfant ou votre proche soit photographié, via le dossier d’inscription.
Aides financières pour les séjours
Si les séjours sont riches en émotions, en découvertes et en plaisirs, ils sont également de plus en plus onéreux (évolution constante des normes de sécurités et d’encadrement, tarif des prestations …). Il existe cependant des aides acceptées par EVELi :
Les aides des caisses d’allocations familiales.
Les soutiens des services sociaux (selon votre situation).
La participation des comités d’entreprises.
Les « chèques vacances » ANCV.
APRÈS LE SÉJOUR
Service satisfaction
À la suite des séjours juniors, et des séjours adaptés vous recevrez une enquête-qualité à nous renvoyer. Votre avis sur la globalité du séjour nous intéresse pour continuer d’améliorer la qualité de nos accueils.